Một tình huống rất quen thuộc với các founder của doanh nghiệp nhỏ là cảm giác mình đang xử lý quá nhiều việc mỗi ngày. Công việc tưởng như đã giao cho đội ngũ. Nhưng cuối cùng nó vẫn quay trở lại bàn của người sáng lập.
CEO phải nhắc lại tiến độ liên tục. Nhân viên thường xuyên hỏi lại những việc đã trao đổi trước đó. Nhiều đầu việc bị bỏ sót hoặc chậm tiến độ. Lý do đơn giản là không ai thật sự rõ mình đang chịu trách nhiệm chính.
Vấn đề này không đến từ việc nhân viên lười biếng hay thiếu năng lực. Trong phần lớn trường hợp, nguyên nhân nằm ở chỗ doanh nghiệp chưa có một hệ thống giao việc rõ ràng.
Khi công ty còn nhỏ, nhiều công việc được giao bằng miệng. Đôi khi chỉ là vài tin nhắn ngắn trong nhóm chat. Mọi người vẫn hiểu việc cần làm vì số lượng nhân sự ít. Người sáng lập cũng có thể theo sát hầu hết mọi việc.
Nhưng khi đội ngũ bắt đầu lớn hơn, cách giao việc cảm tính này nhanh chóng trở thành điểm nghẽn.
Nếu không xây được một hệ thống giao việc rõ ràng, người sáng lập sẽ rất khó thoát khỏi vòng lặp phải theo dõi từng chi tiết nhỏ trong công việc.
Rất nhiều doanh nghiệp gặp tình huống công việc đã giao nhưng vẫn phải nhắc lại nhiều lần. Người quản lý phải theo dõi quá nhiều đầu việc cùng lúc. Vì vậy họ rất khó đánh giá chính xác hiệu suất của từng thành viên trong đội.
Trong trường hợp này, việc xây một hệ thống giao việc rõ ràng luôn cần đi cùng với cách đo lường hiệu suất đội nhóm bằng KPI.
Khi hai yếu tố này kết hợp với nhau, người quản lý không chỉ biết công việc được giao cho ai. Họ còn hiểu rõ mức độ hiệu quả của từng phần việc trong đội.
Một hệ thống giao việc tốt giúp doanh nghiệp điều gì?
Nhiều người nghĩ giao việc chỉ đơn giản là nói cho nhân viên biết cần làm gì. Nhưng thực tế, giao việc hiệu quả là một phần rất quan trọng trong hệ thống vận hành của doanh nghiệp.
Một hệ thống giao việc tốt giúp đội ngũ hiểu rõ mục tiêu của công việc. Mỗi người biết chính xác mình đang chịu trách nhiệm cho phần nào. Người quản lý cũng không cần theo dõi mọi việc từng giờ. Lý do là đã có cơ chế rõ ràng để kiểm tra tiến độ.
Khi hệ thống giao việc được thiết lập đúng, doanh nghiệp thường nhận thấy một vài thay đổi rõ ràng.
Công việc ít bị trễ tiến độ hơn. Nhân viên chủ động hơn trong việc xử lý vấn đề. Người quản lý cũng có nhiều thời gian hơn để tập trung vào chiến lược. Họ không còn phải xử lý những việc nhỏ lặp đi lặp lại.
Nếu bạn đang muốn xây một hệ thống quản trị đội ngũ rõ ràng hơn, bạn có thể tìm hiểu thêm các bài viết chuyên sâu về xây hệ thống vận hành và quản trị nhân sự cho doanh nghiệp nhỏ tại trang của tôi.
Nội dung tại đó tập trung vào những vấn đề mà nhiều founder gặp phải khi công ty chuyển từ giai đoạn vài người sang một đội ngũ lớn hơn.
Sai lầm phổ biến khi giao việc trong doanh nghiệp nhỏ
Một trong những sai lầm phổ biến nhất là giao việc quá chung chung. Người quản lý chỉ nói rằng cần hoàn thành một công việc nào đó. Nhưng họ không nói rõ kết quả mong muốn là gì.
Ví dụ, thay vì nói rõ cần chuẩn bị một báo cáo với những nội dung cụ thể, người quản lý chỉ nói rằng hãy làm một báo cáo về tình hình kinh doanh. Nhân viên lúc này phải tự đoán cấp trên đang kỳ vọng điều gì.
Sai lầm thứ hai là không xác định rõ người chịu trách nhiệm chính. Trong nhiều doanh nghiệp nhỏ, một công việc có thể được giao cho nhiều người cùng lúc. Khi xảy ra vấn đề, không ai thực sự cảm thấy mình phải chịu trách nhiệm cuối cùng.
Sai lầm thứ ba là không thiết lập thời hạn rõ ràng. Khi công việc không có mốc thời gian cụ thể, rất dễ xảy ra tình trạng trì hoãn.
Những sai lầm này khiến việc giao việc trở nên mơ hồ. Nhân viên cảm thấy thiếu định hướng. Người quản lý lại phải theo sát quá nhiều chi tiết.
5 bước để xây hệ thống giao việc rõ ràng cho đội nhóm
Bước 1: Xác định rõ kết quả mong muốn
Trước khi giao bất kỳ công việc nào, người quản lý cần xác định rõ kết quả cuối cùng mong muốn là gì.
Một công việc được giao rõ ràng không chỉ nói rằng cần làm gì mà còn nói rõ kết quả cần đạt được trông như thế nào. Ví dụ thay vì nói hãy chuẩn bị nội dung marketing, hãy nói rõ rằng cần hoàn thành một kế hoạch nội dung cho 30 ngày với các chủ đề cụ thể.
Khi kết quả được mô tả rõ ràng, nhân viên sẽ dễ dàng hiểu hướng đi của công việc.
Bước 2: Chỉ định một người chịu trách nhiệm chính
Mỗi công việc nên có một người chịu trách nhiệm chính. Người này có thể phối hợp với các thành viên khác trong đội nhưng vẫn là người chịu trách nhiệm cuối cùng cho kết quả.
Nguyên tắc này giúp tránh tình trạng nhiều người cùng tham gia nhưng không ai thực sự chủ động.
Bước 3: Thiết lập thời hạn cụ thể
Thời hạn là yếu tố giúp công việc có tiến độ rõ ràng. Khi giao việc, nên nói rõ ngày hoàn thành hoặc các mốc tiến độ quan trọng.
Điều này giúp cả nhân viên và quản lý đều có chung một kỳ vọng về thời gian.
Bước 4: Làm rõ tiêu chuẩn hoàn thành
Một công việc được xem là hoàn thành khi đạt những tiêu chuẩn cụ thể. Người quản lý nên nói rõ những tiêu chuẩn này ngay từ đầu.
Ví dụ với một báo cáo kinh doanh, tiêu chuẩn có thể là phải có số liệu của ba tháng gần nhất, phân tích xu hướng và đề xuất hành động.
Bước 5: Thiết lập cách theo dõi tiến độ
Một hệ thống giao việc hiệu quả luôn đi kèm với cách theo dõi tiến độ. Điều này có thể được thực hiện thông qua các công cụ quản lý công việc hoặc các buổi cập nhật định kỳ.
Quan trọng là việc theo dõi không nên biến thành kiểm soát quá mức. Mục tiêu của nó là giúp công việc đi đúng hướng.
Ví dụ về một hệ thống giao việc đơn giản
Giả sử một doanh nghiệp có một đội marketing gồm bốn người.
Người quản lý muốn triển khai một chiến dịch nội dung trong tháng tới.
Thay vì chỉ nói rằng hãy làm nội dung cho tháng tới, người quản lý có thể giao việc theo cách sau.
Mục tiêu là xây dựng kế hoạch nội dung cho 30 ngày nhằm tăng lượng khách hàng tiềm năng từ kênh online. Người chịu trách nhiệm chính là trưởng nhóm marketing. Thời hạn hoàn thành bản kế hoạch là ngày 25 của tháng này.
Tiêu chuẩn hoàn thành là kế hoạch phải bao gồm danh sách chủ đề nội dung, lịch đăng bài và mục tiêu cho từng loại nội dung.
Cách theo dõi tiến độ là nhóm sẽ cập nhật tình hình trong buổi họp marketing hàng tuần.
Chỉ với vài yếu tố đơn giản, công việc đã trở nên rõ ràng hơn rất nhiều.
Vì sao hệ thống giao việc giúp CEO bớt áp lực?
Một trong những thay đổi lớn nhất khi doanh nghiệp có hệ thống giao việc rõ ràng là CEO không còn phải nhắc lại công việc liên tục.
Khi mỗi đầu việc đều có người chịu trách nhiệm, thời hạn và tiêu chuẩn hoàn thành, đội ngũ sẽ tự vận hành tốt hơn. Người sáng lập có thể dành thời gian cho những việc mang tính chiến lược thay vì theo sát từng chi tiết nhỏ.
Nhiều doanh nghiệp nhận ra rằng vấn đề không phải là nhân viên thiếu trách nhiệm. Vấn đề là công việc chưa được giao theo một hệ thống đủ rõ ràng để nhân viên chủ động.
Góc nhìn từ An Phạm Nhân sự
Nếu bạn đang cảm thấy mình phải theo dõi quá nhiều việc trong công ty, hãy thử nhìn lại cách giao việc của mình.
Trong nhiều trường hợp, vấn đề không nằm ở năng lực của đội ngũ. Vấn đề nằm ở chỗ công việc chưa được định nghĩa rõ ràng ngay từ đầu.
Một hệ thống giao việc tốt giúp đội ngũ hiểu rõ mình cần làm gì và giúp người lãnh đạo thoát khỏi việc phải kiểm soát mọi thứ.
Kết luận
Xây hệ thống giao việc cho đội nhóm không phải là một việc phức tạp. Chỉ cần tuân theo một vài nguyên tắc cơ bản.
Hãy làm rõ kết quả mong muốn của công việc. Chỉ định người chịu trách nhiệm chính. Thiết lập thời hạn cụ thể. Làm rõ tiêu chuẩn hoàn thành và xây dựng cách theo dõi tiến độ hợp lý.
Khi những yếu tố này được thiết lập, đội ngũ sẽ làm việc rõ ràng hơn và doanh nghiệp có thể vận hành hiệu quả hơn.
