Một tình huống rất quen thuộc trong nhiều doanh nghiệp nhỏ là việc người sáng lập phải nhắc nhân viên liên tục.
Công việc đã giao nhưng vẫn phải hỏi lại. Tiến độ phải kiểm tra mỗi ngày. Thậm chí có những việc khá đơn giản nhưng nếu CEO không nhắc thì vẫn không được thực hiện.
Sau một thời gian, nhiều founder bắt đầu cảm thấy mệt mỏi. Họ tự hỏi vì sao nhân viên của mình không chủ động hơn trong công việc.
Có người cho rằng đội ngũ thiếu trách nhiệm. Có người nghĩ rằng mình tuyển sai người. Nhưng trong rất nhiều trường hợp, nguyên nhân thực sự không nằm ở nhân viên.
Vấn đề thường nằm ở cách doanh nghiệp tổ chức công việc và cách người lãnh đạo quản lý đội ngũ.
Khi hệ thống làm việc chưa rõ ràng, nhân viên rất khó chủ động.
Trong một bài viết trước về xây hệ thống giao việc rõ ràng cho đội nhóm, chúng ta đã nói rằng một công việc hiệu quả cần có ba yếu tố cơ bản: mục tiêu rõ ràng, người chịu trách nhiệm cụ thể và thời hạn hoàn thành.
Khi một trong ba yếu tố này chưa rõ, nhân viên thường phải chờ chỉ đạo thêm trước khi hành động.
Tuy nhiên, ngay cả khi công việc đã được giao khá rõ ràng, vẫn còn một yếu tố quan trọng khác ảnh hưởng đến mức độ chủ động của đội ngũ. Đó chính là môi trường làm việc và cách người lãnh đạo tương tác với nhân viên.
Chủ động trong công việc thực sự có nghĩa là gì?
Nhiều người hiểu rằng nhân viên chủ động là người có thể làm việc mà không cần hướng dẫn.
Thực ra cách hiểu này chưa hoàn toàn chính xác.
Trong môi trường doanh nghiệp, chủ động trong công việc có nghĩa là nhân viên hiểu mục tiêu của công việc và biết bước tiếp theo cần làm là gì. Khi gặp vấn đề, họ sẽ cố gắng tìm giải pháp trước khi hỏi cấp trên.
Một nhân viên chủ động thường có ba đặc điểm.
Thứ nhất, họ hiểu rõ trách nhiệm của mình. Họ biết phần việc nào thuộc về mình và kết quả cuối cùng cần đạt là gì.
Thứ hai, họ theo dõi tiến độ công việc của bản thân. Họ không chờ người khác nhắc nhở mà tự kiểm tra xem công việc đang tiến triển ra sao.
Thứ ba, họ chủ động đề xuất giải pháp khi gặp khó khăn. Thay vì chỉ nói “em không làm được”, họ thường đưa ra ít nhất một hướng xử lý.
Điều quan trọng là sự chủ động này hiếm khi xuất hiện tự nhiên. Trong phần lớn trường hợp, nó là kết quả của cách doanh nghiệp xây dựng hệ thống làm việc.
Vì sao nhân viên thường thiếu chủ động?
Khi nhân viên không chủ động trong công việc, nhiều người lãnh đạo thường quy kết nguyên nhân cho thái độ của nhân viên. Tuy nhiên, khi quan sát kỹ hơn, có một số nguyên nhân phổ biến khác thường xuất hiện.
Mục tiêu công việc không rõ ràng
Đây là nguyên nhân phổ biến nhất.
Khi giao việc, nhiều quản lý chỉ nói cần “làm cho xong” hoặc “cố gắng làm tốt”. Nhưng nhân viên không thực sự biết kết quả cuối cùng cần đạt là gì.
Ví dụ, một trưởng nhóm marketing giao nhiệm vụ “tăng lead từ kênh online”. Nếu không có con số cụ thể, nhân viên sẽ khó biết mình đã làm tốt hay chưa.
Khi mục tiêu không rõ ràng, nhân viên thường chờ thêm chỉ đạo thay vì tự quyết định.
Nhân viên sợ sai
Trong những môi trường mà sai lầm bị phê bình quá nặng, nhân viên thường chọn cách an toàn nhất là chờ chỉ đạo.
Họ sợ rằng nếu tự quyết định, kết quả không tốt sẽ bị đánh giá tiêu cực.
Điều này khiến họ dần mất đi thói quen suy nghĩ và đề xuất giải pháp.
Công việc không được đo lường rõ ràng
Một yếu tố khác khiến nhân viên thiếu chủ động là khi doanh nghiệp không có hệ thống đo lường hiệu suất rõ ràng.
Nếu không có KPI hoặc tiêu chuẩn đánh giá cụ thể, nhân viên rất khó biết mình đang làm tốt hay chưa.
Trong những tình huống như vậy, nhiều người sẽ chọn cách làm vừa đủ thay vì cố gắng cải thiện.
Quản lý kiểm soát quá chi tiết
Một số người lãnh đạo có xu hướng kiểm soát mọi chi tiết trong công việc.
Họ muốn biết từng bước nhân viên làm gì, thậm chí đưa ra hướng dẫn rất cụ thể cho từng nhiệm vụ nhỏ.
Ban đầu điều này có thể giúp công việc chạy nhanh hơn. Nhưng về lâu dài, nó khiến nhân viên quen với việc chờ chỉ đạo.
Khi mọi quyết định đều đến từ cấp trên, nhân viên dần mất đi khả năng tự suy nghĩ.
Những yếu tố giúp nhân viên chủ động hơn
Nếu muốn đội ngũ chủ động hơn, doanh nghiệp cần tạo ra môi trường phù hợp.
Một trong những yếu tố quan trọng nhất là sự rõ ràng trong công việc.
Khi nhân viên hiểu rõ mình cần đạt kết quả gì, họ sẽ dễ dàng tự tổ chức công việc hơn.
Yếu tố thứ hai là quyền quyết định trong phạm vi công việc.
Nếu mọi quyết định đều phải xin ý kiến cấp trên, nhân viên rất khó chủ động. Nhưng khi họ được trao quyền trong phạm vi hợp lý, họ sẽ cảm thấy trách nhiệm rõ ràng hơn.
Yếu tố thứ ba là phản hồi thường xuyên.
Phản hồi giúp nhân viên hiểu họ đang làm tốt ở đâu và cần cải thiện điều gì. Khi có phản hồi rõ ràng, họ có thể điều chỉnh cách làm của mình nhanh hơn.
4 cách giúp đội ngũ chủ động hơn trong công việc
Làm rõ mục tiêu công việc
Một công việc nên bắt đầu bằng một mục tiêu rõ ràng.
Nhân viên cần hiểu vì sao công việc đó quan trọng và kết quả cuối cùng trông như thế nào.
Ví dụ, thay vì nói “tăng khách hàng”, quản lý có thể nói rõ mục tiêu là “tăng 30% số khách hàng mới trong quý”.
Khi mục tiêu cụ thể, nhân viên có thể tự tìm cách đạt được kết quả đó.
Thiết lập trách nhiệm rõ ràng
Mỗi công việc nên có một người chịu trách nhiệm chính.
Trong nhiều doanh nghiệp nhỏ, một nhiệm vụ đôi khi được giao cho cả nhóm mà không có người chịu trách nhiệm rõ ràng.
Khi đó, mọi người dễ nghĩ rằng người khác sẽ xử lý phần việc này.
Khi trách nhiệm được giao cụ thể cho một người, họ sẽ có xu hướng theo dõi tiến độ công việc chủ động hơn.
Cho phép nhân viên thử nghiệm
Một môi trường làm việc cho phép thử nghiệm thường tạo ra sự chủ động cao hơn.
Nhân viên cảm thấy họ có quyền đề xuất ý tưởng mới. Họ cũng không quá lo lắng khi mắc sai lầm nhỏ trong quá trình thử nghiệm.
Điều này khuyến khích họ tìm kiếm giải pháp thay vì chỉ làm theo hướng dẫn.
Thiết lập cơ chế phản hồi
Phản hồi là một phần rất quan trọng trong việc xây dựng đội ngũ chủ động.
Nếu phản hồi chỉ xuất hiện khi có vấn đề, nhân viên sẽ khó biết cách cải thiện công việc.
Những buổi trao đổi định kỳ giữa quản lý và nhân viên giúp giải quyết điều này. Trong những buổi trao đổi này, quản lý có thể chia sẻ nhận xét cụ thể về tiến độ công việc và hướng cải thiện.
Ví dụ về một đội nhóm chủ động
Hãy tưởng tượng một doanh nghiệp có một đội marketing gồm năm người.
Trưởng nhóm giao mục tiêu cho cả đội là tăng số lượng khách hàng tiềm năng từ kênh online trong tháng tới.
Mỗi thành viên phụ trách một phần của chiến dịch.
Một người chịu trách nhiệm nội dung.
Một người phụ trách quảng cáo.
Một người theo dõi dữ liệu và báo cáo.
Mỗi tuần, cả nhóm họp để cập nhật kết quả và điều chỉnh kế hoạch.
Trong mô hình này, trưởng nhóm không cần nhắc từng việc nhỏ. Mỗi thành viên hiểu rõ phần việc của mình và biết cách theo dõi tiến độ.
Nhờ vậy, đội nhóm có thể vận hành khá trơn tru mà không cần kiểm soát quá chi tiết.
Vai trò của người lãnh đạo
Một trong những yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến sự chủ động của nhân viên là phong cách lãnh đạo.
Nếu người lãnh đạo luôn kiểm soát mọi chi tiết, nhân viên sẽ dần quen với việc chờ chỉ đạo.
Ngược lại, khi lãnh đạo đặt mục tiêu rõ ràng và trao quyền trong phạm vi hợp lý, nhân viên thường chủ động hơn.
Điều này không có nghĩa là lãnh đạo buông lỏng hoàn toàn.
Vai trò của lãnh đạo là xác định hướng đi, làm rõ mục tiêu và hỗ trợ đội ngũ khi cần thiết.
Khi những yếu tố này được thiết lập tốt, đội ngũ thường có khả năng tự vận hành cao hơn.
Góc nhìn từ An Phạm Nhân sự
Khi làm việc với nhiều doanh nghiệp nhỏ, tôi nhận ra một điều khá thú vị.
Rất nhiều CEO nghĩ rằng đội ngũ của mình thiếu chủ động. Nhưng khi nhìn sâu hơn, vấn đề thường nằm ở cách hệ thống công việc được thiết kế.
Khi công việc rõ ràng, trách nhiệm rõ ràng và mục tiêu rõ ràng, nhân viên thường chủ động hơn rất nhiều.
Ngược lại, khi hệ thống chưa rõ ràng, ngay cả những nhân viên giỏi cũng có thể trở nên thụ động.
Việc xây dựng hệ thống quản trị đội ngũ không phải là một thay đổi lớn trong một ngày. Nó thường bắt đầu từ những bước nhỏ như làm rõ mục tiêu công việc, thiết lập trách nhiệm và tạo ra cơ chế phản hồi phù hợp.
Kết luận
Sự chủ động của nhân viên không phải là một phẩm chất xuất hiện ngẫu nhiên.
Trong phần lớn trường hợp, nó là kết quả của môi trường làm việc và cách doanh nghiệp tổ chức công việc.
Khi mục tiêu rõ ràng, trách nhiệm rõ ràng và có cơ chế phản hồi tốt, đội ngũ thường chủ động hơn.
Và khi đội ngũ chủ động hơn, người lãnh đạo sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những quyết định chiến lược thay vì phải nhắc nhở từng việc nhỏ mỗi ngày.
