Trong nhiều doanh nghiệp nhỏ, tuyển dụng thường diễn ra theo cách khá ngẫu hứng.
Khi có người nghỉ việc hoặc khi công ty cần thêm nhân sự, doanh nghiệp bắt đầu đăng tin tuyển dụng. Sau đó họ nhận CV, phỏng vấn một vài ứng viên và đưa ra quyết định.
Cách làm này đôi khi vẫn giúp tuyển được người phù hợp. Nhưng trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp phải mất rất nhiều thời gian để tìm đúng ứng viên.
Có những vị trí đăng tuyển trong nhiều tuần hoặc nhiều tháng nhưng vẫn chưa tìm được người phù hợp.
Một lý do phổ biến là doanh nghiệp chưa có một quy trình tuyển dụng rõ ràng.
Khi tuyển dụng không có hệ thống, mỗi lần tuyển người lại bắt đầu từ đầu. Nhà tuyển dụng phải tự nghĩ lại từng bước, từ việc đăng tin đến cách phỏng vấn.
Điều này khiến quá trình tuyển dụng tốn nhiều thời gian và dễ dẫn đến những quyết định mang tính cảm tính.
Trong các bài trước về sàng lọc hồ sơ ứng viên và cách phỏng vấn để đánh giá năng lực thật, chúng ta đã nói rằng mỗi bước trong tuyển dụng đều có vai trò riêng.
Khi các bước này được tổ chức thành một quy trình rõ ràng, hiệu quả tuyển dụng sẽ cao hơn rất nhiều.
Quy trình tuyển dụng thực sự giúp doanh nghiệp điều gì?
Nhiều doanh nghiệp nhỏ nghĩ rằng quy trình tuyển dụng chỉ phù hợp với các công ty lớn.
Thực tế, một quy trình tuyển dụng đơn giản cũng có thể mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nhỏ.
Trước hết, quy trình giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian.
Khi các bước tuyển dụng được chuẩn hóa, nhà tuyển dụng không cần suy nghĩ lại cách làm mỗi lần tuyển người.
Họ chỉ cần thực hiện theo quy trình đã có.
Thứ hai, quy trình tuyển dụng giúp doanh nghiệp đánh giá ứng viên một cách nhất quán.
Khi tất cả ứng viên được đánh giá dựa trên cùng một tiêu chí, việc so sánh giữa các ứng viên sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Thứ ba, quy trình giúp giảm rủi ro tuyển sai người.
Khi việc tuyển dụng dựa trên các bước và tiêu chí rõ ràng, quyết định tuyển dụng sẽ ít bị ảnh hưởng bởi cảm xúc cá nhân.
Điều này đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp nhỏ, nơi mỗi nhân sự đều có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả làm việc của cả đội.
Những sai lầm phổ biến khi xây quy trình tuyển dụng
Mặc dù quy trình tuyển dụng mang lại nhiều lợi ích, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn khi xây dựng quy trình này.
Xây quy trình quá phức tạp
Một sai lầm phổ biến là cố gắng xây một quy trình tuyển dụng quá chi tiết.
Một doanh nghiệp nhỏ không cần nhiều vòng phỏng vấn hoặc quá nhiều bước đánh giá.
Quy trình quá dài có thể khiến ứng viên mất kiên nhẫn và rời khỏi quá trình tuyển dụng.
Trong nhiều trường hợp, một quy trình đơn giản lại hiệu quả hơn.
Không xác định rõ tiêu chí tuyển dụng
Sai lầm thứ hai là không xác định rõ tiêu chí tuyển dụng.
Nếu doanh nghiệp không xác định trước những tiêu chí quan trọng, nhà tuyển dụng rất dễ bị ảnh hưởng bởi cảm xúc trong buổi phỏng vấn.
Họ có thể chọn ứng viên tạo ấn tượng tốt thay vì ứng viên thực sự phù hợp với công việc.
Không phân công trách nhiệm trong tuyển dụng
Trong nhiều doanh nghiệp nhỏ, mọi người đều tham gia phỏng vấn nhưng không ai thực sự chịu trách nhiệm chính.
Điều này khiến việc ra quyết định trở nên khó khăn.
Một quy trình tuyển dụng tốt cần có người chịu trách nhiệm chính cho từng bước.
5 bước xây quy trình tuyển dụng đơn giản
Xác định rõ nhu cầu tuyển dụng
Bước đầu tiên là xác định doanh nghiệp thực sự cần vị trí nào.
Điều này nghe có vẻ đơn giản nhưng lại rất quan trọng.
Doanh nghiệp cần hiểu rõ công việc của vị trí đó là gì và mục tiêu của vị trí trong tổ chức.
Ví dụ, nếu doanh nghiệp tuyển nhân viên bán hàng, mục tiêu có thể là tăng doanh số hoặc mở rộng tệp khách hàng.
Khi mục tiêu rõ ràng, việc tuyển đúng người sẽ dễ dàng hơn.
Viết mô tả công việc rõ ràng
Mô tả công việc giúp ứng viên hiểu họ sẽ làm gì khi được tuyển.
Một bản mô tả công việc tốt nên bao gồm các nhiệm vụ chính của vị trí.
Ngoài ra, bản mô tả cũng nên nêu rõ yêu cầu về kỹ năng và kinh nghiệm.
Quan trọng hơn, nó cần cho ứng viên biết tiêu chí đánh giá công việc là gì.
Điều này giúp thu hút đúng ứng viên và giảm số lượng hồ sơ không phù hợp.
Sàng lọc hồ sơ ứng viên
Sau khi nhận được hồ sơ, bước tiếp theo là sàng lọc CV.
Ở bước này, nhà tuyển dụng tập trung vào kinh nghiệm liên quan và kết quả công việc của ứng viên.
Những hồ sơ không liên quan đến vị trí tuyển dụng có thể được loại bỏ sớm.
Việc sàng lọc giúp chọn ra danh sách ứng viên tiềm năng cho vòng phỏng vấn.
Phỏng vấn và đánh giá ứng viên
Phỏng vấn là bước quan trọng để hiểu rõ năng lực và thái độ làm việc của ứng viên.
Trong buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng có thể đặt câu hỏi về kinh nghiệm thực tế và cách ứng viên giải quyết vấn đề.
Những câu hỏi về tình huống thực tế thường giúp hiểu rõ cách ứng viên suy nghĩ.
Ngoài ra, nhà tuyển dụng cũng nên quan sát cách ứng viên giao tiếp và cách họ phản ứng với câu hỏi.
Những yếu tố này có thể cung cấp nhiều thông tin về thái độ làm việc của ứng viên.
Ra quyết định tuyển dụng
Sau khi hoàn thành phỏng vấn, doanh nghiệp cần tổng hợp thông tin và đưa ra quyết định.
Quyết định này nên dựa trên các tiêu chí đã xác định từ đầu.
Ví dụ, doanh nghiệp có thể đánh giá ứng viên dựa trên kinh nghiệm, kỹ năng và thái độ làm việc.
Việc sử dụng tiêu chí rõ ràng giúp quyết định tuyển dụng trở nên khách quan hơn.
Vì sao quy trình tuyển dụng cần phù hợp với quy mô doanh nghiệp?
Một doanh nghiệp nhỏ thường không cần quy trình tuyển dụng phức tạp.
Điều quan trọng là quy trình phải đủ rõ ràng để giúp nhà tuyển dụng đưa ra quyết định chính xác.
Một quy trình đơn giản nhưng nhất quán thường hiệu quả hơn nhiều so với một quy trình phức tạp nhưng khó thực hiện.
Khi quy trình dễ áp dụng, doanh nghiệp có thể sử dụng nó cho mọi lần tuyển dụng.
Điều này giúp tăng tính nhất quán trong việc tuyển người.
Trong nhiều buổi tư vấn về hệ thống nhân sự cho doanh nghiệp SME, tôi thường nhận được một câu hỏi khá quen thuộc từ các founder.
Nhiều CEO chia sẻ rằng họ tuyển dụng rất nhiều lần nhưng vẫn cảm thấy chưa tìm được người phù hợp.
Sau khi xem lại cách tuyển dụng, vấn đề thường nằm ở chỗ doanh nghiệp chưa có một quy trình rõ ràng cho từng bước tuyển người.
Khi quy trình được chuẩn hóa, việc tuyển đúng người thường trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Ví dụ về một quy trình tuyển dụng đơn giản
Hãy tưởng tượng một doanh nghiệp thương mại đang tuyển nhân viên bán hàng.
Đầu tiên, doanh nghiệp xác định mục tiêu của vị trí là tăng doanh số.
Sau đó họ viết mô tả công việc và đăng tin tuyển dụng.
Những hồ sơ phù hợp sẽ được chọn vào vòng phỏng vấn.
Trong buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng đặt câu hỏi về kinh nghiệm bán hàng và cách ứng viên xử lý tình huống với khách hàng.
Sau buổi phỏng vấn, ứng viên được đánh giá dựa trên kinh nghiệm, khả năng giao tiếp và thái độ làm việc.
Cuối cùng, doanh nghiệp chọn ứng viên phù hợp nhất với đội ngũ.
Quy trình này rất đơn giản nhưng đủ để giúp doanh nghiệp tuyển đúng người.
Góc nhìn từ An Phạm Nhân Sự
Khi làm việc với nhiều doanh nghiệp SME, tôi nhận ra rằng tuyển dụng không chỉ là tìm người.
Tuyển dụng thực chất là một phần của hệ thống vận hành doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp không có quy trình rõ ràng, việc tuyển dụng sẽ rất dễ phụ thuộc vào cảm tính.
Một quy trình tuyển dụng đơn giản nhưng được áp dụng nhất quán có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Khi doanh nghiệp tuyển đúng người, việc vận hành và phát triển đội ngũ cũng trở nên dễ dàng hơn.
Nếu bạn đang muốn xây dựng hệ thống tuyển dụng và quản trị nhân sự bài bản hơn, bạn có thể tìm hiểu thêm các chia sẻ của An Phạm Nhân Sự về phát triển đội ngũ và vận hành doanh nghiệp tại trang của tôi.
Kết luận
Quy trình tuyển dụng không cần quá phức tạp để hiệu quả.
Chỉ cần xác định rõ nhu cầu tuyển dụng, viết mô tả công việc rõ ràng, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn và đưa ra quyết định dựa trên tiêu chí cụ thể.
Khi quy trình này được áp dụng nhất quán, doanh nghiệp sẽ tuyển được đúng người nhanh hơn.
Điều này giúp doanh nghiệp xây dựng được đội ngũ mạnh và phát triển bền vững hơn.
