Rất nhiều doanh nghiệp SME vận hành tốt ở giai đoạn đầu mà không cần SOP nhân sự. Mọi người làm việc dựa trên trao đổi trực tiếp. Quyết định được đưa ra nhanh. Vấn đề được xử lý linh hoạt.
Chính sự linh hoạt này khiến nhiều chủ doanh nghiệp tin rằng SOP là thứ rườm rà. Chỉ phù hợp với công ty lớn. Chỉ cần khi nào đông người hơn mới làm.
Theo An Phạm Nhân sự, đây là một ngộ nhận rất phổ biến. SOP nhân sự không phải là tài liệu hành chính. SOP là cách doanh nghiệp thống nhất cách làm việc với con người khi không thể quản lý bằng trí nhớ và cảm tính nữa.
SME càng tăng trưởng nhanh, cái giá của việc thiếu SOP càng lớn.
SOP nhân sự thực chất bao gồm những gì?
SOP nhân sự là tập hợp các quy trình chuẩn liên quan đến vòng đời nhân sự trong doanh nghiệp. Từ lúc tuyển dụng, hội nhập, làm việc, đánh giá, phát triển, cho đến khi rời đi.
Một hệ thống SOP nhân sự cơ bản thường bao gồm cách tuyển đúng người, cách giúp nhân sự mới hòa nhập, cách đánh giá hiệu suất, cách ghi nhận, kỷ luật và giữ chân.
Điểm quan trọng là SOP không cần dài. SOP cần rõ. Người đọc hiểu mình phải làm gì, làm đến đâu và chịu trách nhiệm thế nào.
Vì sao SME càng phát triển càng rối nếu thiếu SOP nhân sự?
Mỗi quản lý một cách làm
Khi không có SOP chung, mỗi quản lý tự vận hành theo kinh nghiệm cá nhân. Người kiểm soát chặt. Người buông lỏng. Người ưu tiên kết quả. Người ưu tiên cảm xúc.
Nhân sự không biết đâu là tiêu chuẩn thật sự. Làm đúng với người này nhưng lại sai với người khác. Cảm giác thiếu công bằng xuất hiện rất nhanh.
Trách nhiệm bị hòa tan trong tổ chức
Thiếu SOP, ranh giới trách nhiệm mờ nhạt. Một việc có nhiều người tham gia nhưng không ai chịu trách nhiệm cuối cùng.
Khi có vấn đề, nhân sự dễ chọn cách an toàn. Làm cho xong phần của mình. Không ai muốn đứng ra chịu trách nhiệm.
SOP nhân sự có phải làm doanh nghiệp chậm lại?
Đây là nỗi lo phổ biến của SME. Nhiều chủ doanh nghiệp sợ rằng SOP sẽ khiến tổ chức cứng nhắc và mất đi sự linh hoạt.
Thực tế hoàn toàn ngược lại. SOP giúp doanh nghiệp xử lý các việc lặp lại nhanh hơn. Nhờ đó, lãnh đạo có thêm thời gian cho những quyết định chiến lược.
SOP không giết sự linh hoạt. SOP giải phóng năng lượng cho những việc cần linh hoạt thật sự.
Doanh nghiệp SME nên bắt đầu SOP nhân sự từ đâu?
Theo An Phạm Nhân sự, sai lầm lớn nhất là cố viết SOP cho mọi thứ cùng lúc. Điều này khiến doanh nghiệp quá tải và bỏ dở giữa chừng.
Bắt đầu từ tuyển dụng
Tuyển sai người là rủi ro rất lớn với SME. Một nhân sự không phù hợp có thể ảnh hưởng đến cả đội ngũ nhỏ.
SOP tuyển dụng giúp doanh nghiệp thống nhất tiêu chí, quy trình phỏng vấn và cách ra quyết định.
Chuẩn hóa onboarding nhân sự mới
Rất nhiều SME tuyển được người nhưng không giữ được. Nguyên nhân nằm ở giai đoạn hội nhập thiếu định hướng.
SOP onboarding giúp nhân sự mới hiểu vai trò, kỳ vọng và cách làm việc ngay từ đầu.
Làm rõ cách đánh giá và phản hồi
Nếu không có SOP đánh giá, nhân sự không biết thế nào là làm tốt. Quản lý cũng đánh giá theo cảm tính.
SOP đánh giá giúp doanh nghiệp đo hiệu suất dựa trên kết quả, không phải sự bận rộn.
SOP nhân sự cần viết như thế nào để SME áp dụng được?
SOP nhân sự cho SME cần ngắn gọn, dễ hiểu và gắn với thực tế công việc. Mỗi SOP nên trả lời ba câu hỏi: Ai làm, làm gì, và kết quả mong đợi là gì.
Không nên viết SOP chỉ để đủ hồ sơ. SOP phải được dùng trong giao việc, đào tạo và đánh giá hằng ngày.
Vai trò của lãnh đạo khi xây SOP nhân sự
SOP chỉ có giá trị khi lãnh đạo làm gương. Nếu lãnh đạo phá SOP vì “trường hợp đặc biệt”, toàn bộ hệ thống sẽ mất hiệu lực.
Theo An Phạm Nhân sự, xây SOP thực chất là quá trình lãnh đạo tự chuẩn hóa cách ra quyết định của mình.
SOP nhân sự gắn chặt với văn hóa thực thi
Một doanh nghiệp có SOP nhưng không thực thi sẽ vẫn rối. SOP chỉ là công cụ. Văn hóa thực thi mới là yếu tố quyết định.
Khi SOP được sử dụng nhất quán, nhân sự hiểu rằng cam kết và trách nhiệm là điều không thể né tránh.
Kết luận
SOP nhân sự không phải là việc của doanh nghiệp lớn. Với SME, SOP là nền móng để tăng trưởng mà không phải trả giá bằng con người.
Bắt đầu sớm, làm đúng trọng tâm và áp dụng nhất quán sẽ giúp doanh nghiệp tránh rối loạn khi mở rộng. SOP không làm doanh nghiệp chậm lại. SOP giúp doanh nghiệp đi xa hơn và bền vững hơn.
#SOPNhanSu #quanTriNhanSu #SME #heThongNhanSu #vanHoaThucThi #AnPhamNhansu #hrvietnam
