Một trong những vấn đề phổ biến trong nhiều doanh nghiệp nhỏ là tình trạng nhân viên không thực sự chịu trách nhiệm cho công việc của mình.
Công việc bị chậm tiến độ. Sai sót xảy ra nhưng không ai đứng ra nhận trách nhiệm. Khi có vấn đề, mọi người thường tìm lý do thay vì tìm cách giải quyết.
Trong nhiều trường hợp, founder hoặc quản lý cảm thấy khá bức xúc. Họ cho rằng nhân viên thiếu trách nhiệm hoặc không đủ nghiêm túc với công việc.
Nhưng khi nhìn sâu hơn, nguyên nhân thường không chỉ nằm ở thái độ của nhân viên.
Vấn đề thường nằm ở cách doanh nghiệp thiết kế hệ thống làm việc và cách trách nhiệm được phân bổ trong tổ chức.
Khi trách nhiệm không được định nghĩa rõ ràng, nhân viên rất khó cảm thấy công việc thực sự thuộc về mình.
Trong bài trước về vai trò của quản lý cấp trung trong việc dẫn dắt đội nhóm, chúng ta đã nói rằng quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức công việc. Một phần quan trọng khác của vai trò này là giúp đội ngũ hình thành thói quen chịu trách nhiệm.
Nếu lớp quản lý này không xây dựng được văn hóa trách nhiệm trong đội, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng “không ai chịu trách nhiệm cuối cùng”.
Chịu trách nhiệm trong công việc thực sự có nghĩa là gì?
Nhiều người cho rằng chịu trách nhiệm chỉ đơn giản là nhận lỗi khi có vấn đề xảy ra.
Thực ra, khái niệm này rộng hơn nhiều.
Chịu trách nhiệm nghĩa là một người chủ động theo dõi công việc của mình. Họ đảm bảo kết quả được hoàn thành đúng mục tiêu và đúng thời hạn.
Khi gặp khó khăn, họ sẽ tìm cách giải quyết trước. Nếu cần hỗ trợ, họ báo sớm cho quản lý thay vì chờ đến khi công việc thất bại.
Một nhân viên có tinh thần trách nhiệm thường thể hiện qua ba hành vi.
Họ chủ động theo dõi tiến độ công việc của mình.
Họ không đợi người khác nhắc mới hành động.
Khi gặp vấn đề, họ cố gắng tìm giải pháp thay vì chỉ báo cáo khó khăn.
Điều quan trọng là những hành vi này hiếm khi xuất hiện tự nhiên. Trong nhiều trường hợp, chúng là kết quả của môi trường làm việc và cách doanh nghiệp tổ chức công việc.
Vì sao nhân viên thường thiếu trách nhiệm trong công việc?
Khi nhân viên không chủ động chịu trách nhiệm, nhiều doanh nghiệp nhanh chóng kết luận rằng họ thiếu tinh thần làm việc.
Nhưng trong thực tế, có một số nguyên nhân phổ biến khác thường dẫn đến tình trạng này.
Công việc được giao quá mơ hồ
Đây là nguyên nhân rất phổ biến.
Trong nhiều doanh nghiệp nhỏ, công việc thường được giao khá chung chung. Ví dụ như “cố gắng làm tốt”, “làm cho xong” hoặc “tăng khách hàng”.
Những chỉ dẫn như vậy khiến nhân viên không biết chính xác tiêu chuẩn hoàn thành là gì.
Khi mục tiêu không rõ ràng, rất khó để một người cảm thấy mình phải chịu trách nhiệm cho một kết quả cụ thể.
Không có hệ thống đo lường công việc
Một nguyên nhân khác là công việc không được đo lường rõ ràng.
Khi doanh nghiệp không có hệ thống theo dõi kết quả, nhân viên rất khó nhận ra tác động của việc mình làm.
Điều này thường xảy ra khi công ty chưa có KPI, báo cáo tiến độ hoặc cơ chế review định kỳ.
Trong môi trường như vậy, việc hoàn thành công việc thường phụ thuộc vào sự nhắc nhở của quản lý.
Trách nhiệm bị chia nhỏ cho quá nhiều người
Một sai lầm phổ biến khác là giao một công việc cho cả nhóm nhưng không có người chịu trách nhiệm chính.
Khi nhiều người cùng tham gia nhưng không ai chịu trách nhiệm cuối cùng, công việc rất dễ bị trì hoãn.
Mỗi người có thể nghĩ rằng người khác sẽ xử lý phần việc đó.
Văn hóa đổ lỗi trong tổ chức
Trong một số doanh nghiệp, sai lầm thường bị chỉ trích khá nặng.
Điều này khiến nhân viên có xu hướng tránh nhận trách nhiệm. Họ cố gắng bảo vệ bản thân thay vì tập trung giải quyết vấn đề.
Ngược lại, trong những môi trường khuyến khích học hỏi từ sai lầm, nhân viên thường sẵn sàng nhận trách nhiệm hơn.
Lãnh đạo kiểm soát quá chi tiết
Một số người lãnh đạo có xu hướng kiểm soát mọi chi tiết trong công việc.
Họ liên tục kiểm tra tiến độ, chỉnh sửa từng bước và đưa ra quyết định thay cho nhân viên.
Ban đầu, điều này có thể giúp công việc diễn ra nhanh hơn. Nhưng về lâu dài, nhân viên sẽ quen với việc chờ chỉ đạo.
Khi mọi quyết định đều đến từ cấp trên, tinh thần trách nhiệm của đội ngũ sẽ giảm dần.
5 cách giúp đội ngũ hình thành thói quen chịu trách nhiệm
Nếu muốn xây dựng văn hóa trách nhiệm trong doanh nghiệp, cần có những thay đổi trong cách tổ chức công việc.
Làm rõ trách nhiệm của từng vị trí
Mỗi vị trí trong doanh nghiệp cần có phạm vi trách nhiệm rõ ràng.
Nhân viên cần hiểu mình chịu trách nhiệm cho kết quả nào.
Ví dụ, một nhân viên marketing có thể chịu trách nhiệm cho số lượng khách hàng tiềm năng từ một kênh cụ thể. Một nhân viên bán hàng có thể chịu trách nhiệm cho doanh số từ danh sách khách hàng của mình.
Khi trách nhiệm được định nghĩa rõ, nhân viên sẽ dễ dàng nhận thấy vai trò của mình trong đội nhóm.
Gắn trách nhiệm với mục tiêu công việc
Trách nhiệm cần đi kèm với mục tiêu cụ thể.
Khi một nhân viên được giao một mục tiêu rõ ràng, họ sẽ dễ cảm thấy công việc đó thực sự thuộc về mình.
Ví dụ, thay vì nói “phụ trách quảng cáo”, quản lý có thể giao mục tiêu “tăng 30% số khách hàng tiềm năng từ quảng cáo trong quý”.
Một mục tiêu cụ thể giúp nhân viên dễ theo dõi tiến độ và điều chỉnh cách làm.
Theo dõi kết quả công việc
Doanh nghiệp cần có cách theo dõi kết quả công việc một cách minh bạch.
Điều này có thể thông qua KPI, báo cáo tiến độ hoặc các buổi họp cập nhật.
Khi kết quả được đo lường rõ ràng, mọi người trong đội đều biết công việc đang tiến triển ra sao.
Điều này giúp tăng ý thức trách nhiệm của từng cá nhân.
Khuyến khích giải quyết vấn đề
Một môi trường làm việc khuyến khích giải quyết vấn đề sẽ giúp nhân viên chủ động hơn.
Khi gặp khó khăn, họ được khuyến khích suy nghĩ và đề xuất giải pháp.
Ví dụ, khi nhân viên báo cáo một vấn đề, quản lý có thể hỏi thêm: “Em nghĩ có những cách nào để xử lý tình huống này?”
Cách tiếp cận này giúp nhân viên phát triển tư duy giải quyết vấn đề và tăng tinh thần trách nhiệm.
Làm gương từ lãnh đạo
Hành vi của lãnh đạo có ảnh hưởng rất lớn đến văn hóa doanh nghiệp.
Khi lãnh đạo sẵn sàng nhận trách nhiệm cho các quyết định của mình, đội ngũ thường học theo cách này.
Ngược lại, nếu lãnh đạo thường xuyên đổ lỗi cho nhân viên khi có vấn đề, văn hóa trách nhiệm sẽ rất khó hình thành.
Ví dụ về một đội nhóm có tinh thần trách nhiệm
Hãy tưởng tượng một đội sản phẩm trong một công ty công nghệ nhỏ.
Mỗi thành viên trong đội chịu trách nhiệm cho một phần của sản phẩm.
Một người phụ trách thiết kế.
Một người phụ trách phát triển.
Một người phụ trách kiểm thử.
Mỗi tuần, cả đội cập nhật tiến độ công việc.
Nếu có vấn đề xảy ra, người phụ trách phần việc đó sẽ chủ động báo sớm và đề xuất cách giải quyết.
Trong môi trường này, mọi người hiểu rõ trách nhiệm của mình và công việc được triển khai khá trơn tru.
CEO không cần theo dõi từng chi tiết nhỏ trong quá trình phát triển sản phẩm.
Vai trò của CEO trong việc xây dựng văn hóa trách nhiệm
CEO đóng vai trò rất quan trọng trong việc định hình văn hóa tổ chức.
Nếu lãnh đạo chỉ tập trung vào kết quả mà không quan tâm đến cách đội ngũ làm việc, nhân viên có thể mất động lực.
Ngược lại, khi lãnh đạo khuyến khích tinh thần trách nhiệm và coi sai lầm là cơ hội học hỏi, đội ngũ thường phát triển nhanh hơn.
CEO cũng cần đảm bảo rằng trách nhiệm được phân bổ rõ ràng trong tổ chức.
Khi mỗi vị trí hiểu rõ trách nhiệm của mình, doanh nghiệp có thể vận hành hiệu quả hơn ngay cả khi quy mô công ty tăng lên.
Góc nhìn từ An Phạm Nhân Sự
Một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp phát triển bền vững là văn hóa trách nhiệm.
Khi mỗi thành viên trong đội hiểu rõ trách nhiệm của mình, công việc thường vận hành trơn tru hơn.
CEO không cần theo dõi quá nhiều chi tiết nhỏ. Thay vào đó, họ có thể tập trung vào những quyết định chiến lược và định hướng phát triển của doanh nghiệp.
Việc xây dựng văn hóa trách nhiệm không xảy ra trong một ngày. Nó là kết quả của cách doanh nghiệp thiết kế công việc, phân bổ trách nhiệm và xây dựng môi trường làm việc.
Kết luận
Tinh thần trách nhiệm trong công việc không phải là một phẩm chất ngẫu nhiên của nhân viên.
Trong phần lớn trường hợp, nó là kết quả của cách doanh nghiệp tổ chức công việc và xây dựng văn hóa làm việc.
Khi trách nhiệm được định nghĩa rõ ràng và kết quả được theo dõi minh bạch, đội ngũ sẽ chủ động hơn trong công việc.
Điều này giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn và tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài.
