Khi doanh nghiệp bắt đầu phát triển, founder thường phải đối mặt với một quyết định quan trọng. Đó là tuyển hoặc bổ nhiệm quản lý cấp trung.
Ở giai đoạn đội ngũ chỉ có vài người, CEO có thể trực tiếp làm việc với từng nhân viên. Mọi thông tin đều đi qua người sáng lập, nên việc điều phối công việc vẫn còn khá đơn giản.
Nhưng khi công ty bắt đầu có khoảng 10 đến 30 người, mô hình này dần trở nên quá tải.
CEO bắt đầu phải xử lý nhiều cuộc họp hơn, nhiều vấn đề hơn và nhiều quyết định hơn. Những việc nhỏ trong vận hành cũng liên tục quay lại bàn của người sáng lập.
Đây là thời điểm doanh nghiệp cần một lớp quản lý ở giữa. Những người này thường được gọi là quản lý cấp trung.
Họ chịu trách nhiệm dẫn dắt đội nhóm, tổ chức công việc và đảm bảo mục tiêu của bộ phận được thực hiện.
Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp gặp một tình huống khá quen thuộc. Sau khi có quản lý cấp trung, công việc vẫn phải quay lại CEO.
Nhân viên vẫn hỏi trực tiếp founder.
Những quyết định nhỏ vẫn phải chờ lãnh đạo cấp cao.
Các vấn đề trong đội nhóm vẫn phải nhờ CEO xử lý.
Điều này khiến nhiều founder cảm thấy mình vẫn đang ôm quá nhiều việc, dù công ty đã có thêm lớp quản lý.
Trong bài trước về cách để nhân viên chủ động làm việc mà không cần nhắc nhở liên tục, chúng ta đã nói đến vai trò của hệ thống công việc. Nhưng ngoài hệ thống, một yếu tố khác cũng rất quan trọng. Đó là năng lực dẫn dắt của quản lý cấp trung.
Nếu lớp quản lý này chưa thực sự phát huy vai trò, doanh nghiệp rất khó mở rộng quy mô.
Quản lý cấp trung thực sự đóng vai trò gì?
Trong nhiều doanh nghiệp nhỏ, quản lý cấp trung thường được hiểu đơn giản là người có nhiều kinh nghiệm hơn.
Họ được giao thêm trách nhiệm quản lý đội nhóm. Nhưng nếu chỉ dừng lại ở việc giao thêm trách nhiệm, vai trò này thường không phát huy được hiệu quả.
Thực tế, quản lý cấp trung có ba nhiệm vụ rất quan trọng.
Thứ nhất, họ là cầu nối giữa chiến lược của lãnh đạo và công việc hàng ngày của đội ngũ.
Lãnh đạo cấp cao thường tập trung vào mục tiêu lớn của doanh nghiệp. Nhưng những mục tiêu này cần được chuyển thành các công việc cụ thể trong từng bộ phận.
Quản lý cấp trung chính là người thực hiện quá trình chuyển đổi này.
Thứ hai, họ chịu trách nhiệm tổ chức công việc của đội nhóm.
Điều này bao gồm việc phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và đảm bảo các hoạt động diễn ra đúng kế hoạch.
Thứ ba, họ là người phát triển năng lực của nhân viên trong đội.
Một quản lý cấp trung tốt không chỉ giúp đội hoàn thành công việc hiện tại. Họ còn giúp nhân viên học hỏi và phát triển.
Khi ba vai trò này được thực hiện tốt, CEO có thể tập trung vào chiến lược thay vì xử lý các vấn đề vận hành hàng ngày.
Vì sao nhiều quản lý cấp trung chưa dẫn dắt được đội nhóm?
Trong nhiều doanh nghiệp nhỏ, quản lý cấp trung chưa thực sự phát huy vai trò vì một số nguyên nhân phổ biến.
Một trong những nguyên nhân lớn nhất là nhiều người được thăng chức từ vị trí chuyên môn.
Họ từng là những nhân viên rất giỏi. Nhưng kỹ năng chuyên môn không giống với kỹ năng quản lý.
Quản lý cần biết cách giao việc, hướng dẫn đội nhóm và giải quyết vấn đề. Những kỹ năng này thường cần được học và rèn luyện.
Một nguyên nhân khác là nhiều quản lý vẫn giữ thói quen làm việc như một nhân viên giỏi.
Khi công việc nhiều, họ có xu hướng tự làm cho nhanh thay vì hướng dẫn đội nhóm. Điều này khiến họ trở thành “người làm giỏi nhất” thay vì “người dẫn dắt”.
Một vấn đề khác là doanh nghiệp chưa định nghĩa rõ vai trò của quản lý cấp trung.
Họ không biết chính xác mình phải chịu trách nhiệm điều gì. Họ cũng không biết mức độ quyền hạn của mình đến đâu.
Khi vai trò không rõ ràng, việc dẫn dắt đội ngũ sẽ rất khó hiệu quả.
7 cách giúp quản lý cấp trung dẫn dắt đội nhóm hiệu quả hơn
Làm rõ mục tiêu của đội nhóm
Quản lý cấp trung cần hiểu rõ mục tiêu của bộ phận mình.
Mục tiêu này nên được liên kết với mục tiêu chung của doanh nghiệp. Khi hiểu rõ mục tiêu, họ có thể định hướng công việc cho đội ngũ dễ dàng hơn.
Ví dụ, nếu mục tiêu của công ty là tăng trưởng khách hàng, đội marketing có thể tập trung vào việc tạo thêm khách hàng tiềm năng, trong khi đội bán hàng tập trung vào việc tăng tỷ lệ chốt đơn.
Chuyển mục tiêu thành kế hoạch công việc
Một mục tiêu lớn thường cần được chia thành nhiều bước nhỏ.
Quản lý cấp trung cần giúp đội nhóm hiểu từng bước cần làm để đạt mục tiêu.
Khi kế hoạch công việc rõ ràng, nhân viên sẽ dễ dàng triển khai hơn và ít bị mơ hồ về nhiệm vụ của mình.
Theo dõi tiến độ công việc
Theo dõi tiến độ là một phần quan trọng trong vai trò của quản lý.
Điều này không có nghĩa là kiểm soát quá chi tiết từng việc nhỏ. Thay vào đó, mục tiêu là đảm bảo công việc đang đi đúng hướng.
Nhiều doanh nghiệp sử dụng các công cụ quản lý công việc hoặc hệ thống KPI để theo dõi tiến độ của đội nhóm.
Những công cụ này giúp quản lý nắm được tình hình mà không cần can thiệp quá sâu vào từng nhiệm vụ.
Hỗ trợ đội nhóm giải quyết vấn đề
Trong quá trình làm việc, nhân viên chắc chắn sẽ gặp khó khăn.
Một quản lý cấp trung hiệu quả không chỉ đưa ra câu trả lời ngay lập tức. Thay vào đó, họ có thể đặt câu hỏi để nhân viên suy nghĩ.
Ví dụ, thay vì nói “hãy làm theo cách này”, quản lý có thể hỏi “em nghĩ nguyên nhân của vấn đề là gì?”
Cách này giúp nhân viên phát triển khả năng phân tích và giải quyết vấn đề.
Phát triển năng lực của nhân viên
Một đội nhóm mạnh không chỉ hoàn thành công việc hiện tại.
Họ còn liên tục phát triển năng lực.
Quản lý cấp trung cần dành thời gian đào tạo và hướng dẫn nhân viên trong đội. Điều này có thể thông qua việc chia sẻ kinh nghiệm, phản hồi về công việc hoặc hướng dẫn cách xử lý tình huống.
Khi nhân viên phát triển, hiệu suất của cả đội cũng được cải thiện.
Tạo môi trường làm việc tích cực
Môi trường làm việc có ảnh hưởng lớn đến hiệu suất của đội nhóm.
Khi nhân viên cảm thấy được tôn trọng và lắng nghe, họ thường làm việc với tinh thần tốt hơn.
Quản lý cấp trung đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra môi trường này. Họ là người tương tác với nhân viên hàng ngày và ảnh hưởng trực tiếp đến văn hóa của đội nhóm.
Giao tiếp hiệu quả với lãnh đạo
Quản lý cấp trung không chỉ làm việc với đội nhóm mà còn cần giao tiếp tốt với lãnh đạo cấp cao.
Họ cần cập nhật tình hình công việc của đội nhóm. Đồng thời họ cũng phải phản ánh những khó khăn mà nhân viên đang gặp.
Thông tin này giúp lãnh đạo cấp cao hiểu rõ tình hình thực tế và đưa ra quyết định chính xác hơn.
Ví dụ về một quản lý cấp trung hiệu quả
Hãy tưởng tượng một công ty có một đội bán hàng gồm tám người.
Trưởng nhóm bán hàng là người chịu trách nhiệm dẫn dắt đội.
Mỗi tháng, họ đặt mục tiêu doanh số cho cả đội nhóm.
Sau đó trưởng nhóm chia mục tiêu này thành các chỉ tiêu cụ thể cho từng nhân viên.
Mỗi tuần, cả đội họp để xem tiến độ bán hàng. Nếu có vấn đề phát sinh, họ cùng nhau thảo luận và tìm cách cải thiện.
Trong mô hình này, CEO không cần theo dõi từng nhân viên bán hàng.
Trưởng nhóm đã đảm nhận vai trò quản lý đội và xử lý các vấn đề vận hành.
Vai trò của CEO trong việc phát triển quản lý cấp trung
CEO không nên kỳ vọng rằng quản lý cấp trung tự nhiên biết cách dẫn dắt đội nhóm.
Trong nhiều trường hợp, họ cần được đào tạo và hướng dẫn.
CEO cũng cần định nghĩa rõ vai trò của quản lý cấp trung. Họ cần biết mình phải chịu trách nhiệm cho kết quả của đội nhóm, không chỉ cho công việc cá nhân.
Khi điều này được thiết lập rõ ràng, hệ thống quản lý của doanh nghiệp sẽ vận hành hiệu quả hơn.
CEO cũng cần tạo điều kiện để quản lý cấp trung phát triển kỹ năng lãnh đạo. Điều này có thể thông qua việc mentoring, đào tạo hoặc giao thêm trách nhiệm.
Góc nhìn từ An Phạm Nhân Sự
Một trong những bước quan trọng khi doanh nghiệp phát triển là xây dựng đội ngũ quản lý cấp trung.
Đây là lớp lãnh đạo giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô.
Nếu lớp quản lý này mạnh, CEO sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào chiến lược.
Nếu lớp quản lý này yếu, hầu hết các vấn đề vận hành vẫn quay trở lại bàn của người sáng lập.
Vì vậy việc đào tạo và phát triển quản lý cấp trung là một khoản đầu tư rất quan trọng cho sự phát triển dài hạn của doanh nghiệp.
Kết luận
Quản lý cấp trung đóng vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp.
Họ là cầu nối giữa chiến lược của lãnh đạo và công việc hàng ngày của đội ngũ.
Khi quản lý cấp trung được trang bị kỹ năng dẫn dắt đội nhóm, doanh nghiệp sẽ vận hành hiệu quả hơn.
CEO cũng có thể dành nhiều thời gian hơn cho các quyết định chiến lược thay vì phải xử lý những công việc vận hành nhỏ mỗi ngày.
